各街道（乡），区直各单位：

岳阳楼区档案馆新馆已正式投入使用，根据《档案法》和《湖南省档案管理条例》的相关规定要求，为丰富馆藏资源，优化馆藏结构，方便查阅利用，决定开展区档案馆新馆档案接收工作。现将有关事项通知如下：

一、移交档案范围

1. 按《岳阳楼区档案馆进馆档案整理质量标准》（附件1）要求整理好的永久和长期（定期30年）的文书档案。

2. 在区档案馆接收范围的档案，自档案形成之日起满10年，向档案馆申请移交。

二、移交工作要求

1. 移交进馆的档案，要按照国家规范要求，做到分类科学；保管期限划分准确；案卷组卷合理；卷内（归档）文件目录项目填（录）制正确，完整、规范；页号、件号编制准确、规范；题名能全面概括案卷内容，文字简练通顺；案卷装订符合要求，备考表填制完整；书写时不得使用易褪色墨水，打印卷皮时要检查磨粉附着力大小，易擦去的则采取人工书写方法。

2. 纸质档案进馆前应进行数字化扫描处理，其数字化副本必须与档案实体一同移交进馆。数字化副本需经档案馆确定符合要求，且完成挂接后，方可进行实体档案移交和开展档案查阅利用工作。

3. 检索工具及反应本次移交档案的立卷说明必须随档案一并移交。检索工具一般一式两套。立卷说明的内容包括：本机关单位组织机构、历史沿革；本机关单位职责职能；本次移交档案整理的分类方案，本次移交档案情况和内容介绍，本次移交档案的统计数据；收集、整理中存在的问题和做法。

三、档案进馆流程

1. 立档单位向档案馆提出移交进馆申请，并提供移交清册。

2. 档案馆对提出申请单位拟移交进馆档案整理质量进行初步检查验收，对不符合进馆要求档案提出整改意见，移交单位对存在的问题进行整改。

3. 档案馆验收合格后，办理移交手续。移交档案时，移交、接收单位双方必须当面认真清点，做到移交清册中的档案数量与实际数量一致。并按照国家标准填写《档案交接文据》（一式三份），由双方负责人签字，并加盖单位印章。

4. 档案数字化副本在档案馆完成挂接后。档案实体移交进馆，除尘杀菌后，整理上架。

该通知最终解释权归岳阳楼区档案馆。

联系人：潘佳颖

联系电话：0730-8245420

附件1

岳阳楼区档案馆进馆档案整理质量标准

一、文书档案

1. 2000年（含）以前的文件材料以“卷”为单位进行整理。标准按照《机关档案工作业务建设》（国档发〔1987〕27号）、《文书档案案卷格式》（国档发〔1988〕17号）和《档号编制规则》（DA/T13-94）执行。

2. 2001年至2015年的文件材料以“件”为单位进行整理，标准按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行，2007年（含）以后的档案整理结合《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）执行。

3. 2016年（含）以后的文件材料以“件”为单位进行整理，标准按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

二、各行业、专业（专门）档案。按照各行业、专业档案整理标准执行。无行业标准可参照《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》执行。

附件2

档案移交和接收进馆工作流程图